ORGANISER UN EVENEMENT - LES GARANTIES A PREVOIR

Les associations organisent très fréquemment des manifestations, culturelles, artistiques ou sportives. Quelle que soient la taille et la nature de la manifestation, il convient de procéder avec rigueur et méthode et envisager toutes les incidences d’une telle organisation.

De manière générale, l’organisation d’une manifestation suppose des démarches administratives préalables dont il est impossible de dresser ici un inventaire.

Néanmoins, les organisateurs doivent s’attacher à penser à tous les aspects de cette manifestation pour réaliser toutes les démarches nécessaires auprès de la mairie ou de la préfecture (demandes d’autorisation et déclaration administratives), des services vétérinaires (pour les activités de restauration), de la police et de la gendarmerie (organisation de la sécurité publique), de la SACEM (en cas de diffusion de musique), de l’URSSAF et des ASSEDIC (déclaration du personnel employé).

Par ailleurs, l’organisation d’une manifestation génère de nombreux risques (risques d’accidents, risques financiers, risques contractuels…), ce qui suppose que les organisateurs dressent un inventaire complet de ces risques éventuels et déterminent les garanties d’assurances dont la souscription est nécessaire, lorsqu’elle n’est pas légalement obligatoire.

Au premier chef, il est indispensable de vérifier que l’association bénéficie d’une garantie Responsabilité civile en tant qu’organisatrice de cette manifestation, cette garantie pouvant être accordée au titre du contrat responsabilité civile souscrit à l’année par l’association, ou en cas d’exclusion de manière ponctuelle au titre d’une souscription spécifique.

Qu’elle soit annuelle ou temporaire, la garantie Responsabilité Civile Organisateur doit couvrir la totalité des risques générés par la manifestation, y compris pour ce qui concerne les éventuels risques d’intoxication alimentaire lorsque la vente ou la distribution d’aliments ou de boissons est prévue.

Cette garantie doit également intégrer la responsabilité civile de toutes les personnes impliquées ou agissant pour le compte de l’association, membres ou non de l’association, salariés ou bénévoles. Toutes ces personnes physiques garanties doivent être considérées comme « tiers entre elles » (c'est-à-dire que le préjudice causé à l’une de ces personnes physiques garantie par une autre personne physique garantie doit être couvert en responsabilité civile).

Notons que les associations sportives sont spécifiquement soumises à une obligation légale de souscription de ces garanties d’assurances de responsabilité, et ce au titre des dispositions du Code du Sport (Article L.321-1), l’absence de souscription de ces garanties est sanctionnée par six mois d’emprisonnement et 7.500 € d’amende.

Pour rappel, la Multirisque Adhérents Association de l’APAC comporte cette RC Organisateur de manifestation culturelle ou sportive (à l’exception des manifestations publiques impliquant des véhicules motorisés).

Lorsque la manifestation suppose l’utilisation temporaire de locaux ou bâtiments loués ou prêtés, il est indispensable de vérifier les obligations d’assurances incombant à l’association : le document régularisé avec le propriétaire pour formaliser cette mise à disposition comporte généralement des dispositions mentionnant spécifiquement les besoins d’assurances. Au regard de ces besoins une extension de garantie temporaire peut être nécessaire.

Pour ce qui est des associations affiliées bénéficiaires des garanties de la Multirisque Adhérents Association, elles bénéficient de la garantie Responsabilité civile Locaux occasionnels. Il est cependant opportun de vérifier si les montants de certaines garanties (bris de glace ou détériorations accidentelles par exemple) sont adaptés à d’éventuelles particularités du bâtiment ou des matériels présents dans le bâtiment.

Enfin, lorsque la manifestation suppose l’utilisation de biens et matériels n’appartenant pas à l’association, il convient d’anticiper d’éventuels dommages ou disparitions et souscrire une garantie complémentaire temporaire; en effet, la plupart des contrats (comme la Multirisque Adhérents Association) ne garantissent pas les dommages subis par les biens appartenant, prêtés à l’association ou loués par elle. En cas de location de matériel, il est nécessaire de vérifier le contrat pour déterminer si une garantie « tous risques » est d’ores et déjà intégrée, auquel cas, une telle souscription complémentaire n’est pas nécessaire.

Enfin, si l’association veut anticiper tous les risques, elle peut souscrire une garantie Annulation spectacle : ce type de contrat prend en charge les pertes pécuniaires causées en cas d’impossibilité de réaliser la manifestation en raison d’un événement garanti : pour exemple, le produit proposé par l‘APAC intervient en cas d’accident corporel affectant une ou des personnes indispensables au spectacle, la détérioration totale ou partielle de biens et matériels irremplaçables et indispensables à la représentation, ou la destruction partielle ou totale des locaux où devait se dérouler la manifestation.